A digitális, papírmentes iroda és a mesterséges intelligencia (MI) alkalmazásának 4 lépése 

3. lépés: MI szabályok és kontrollok – amikor a rendszer is könyvelőként gondolkodik

Az MI nem cél a digitalizált, papírmentes irodánkban, hanem eszköz. 

Az MI a könyvelésben három fő területen hoz számunkra áttörést: (1) előkészíti a kontírozást, (2) jelzi a kivételkezelést és a kockázatokat, (3) megfelelési automatizmusokat alkalmaz. Hogy ezt el tudjuk érni, üzleti szabályokat kell meghatároznunk, hogy az MI "gondolkodása" ne fekete doboz legyen a napi munka során, hanem ellenőrizhető logika.

Kontírozás előkészítése: e munkaterületen az MI a tanult minták és deklarált szabályok alapján javaslatot ad pl. főkönyvi számra, ÁFA kulcsra, költséghelyre, illetve a könyvelési tétel megnevezésére. Például: "Telekommunikációs szolgáltatás → 52xx; ÁFA 27%, Költséghely: IT, Megnevezés: mobil telefon számla 2026.02. hó." A javaslat elfogadásának mérése bizonyossági pontszámmal történik, ahol pl. 95% felett automatikus könyvelés engedélyezhető, ennek eléréséig könyvelői jóváhagyás szükséges. Ezen jóváhagyásokon keresztül a senior könyvelői gondolkodás rögzül az MI rendszerében, és ez az MI-t minden új tétellel "okosabbá" teszi.

Kivételkezelés: az MI szabálymotorja kigyűjti a gyanús eseteket a könyvelő számára, és jelzi pl. a duplikált számlaszámok használatát, a feltűnő összegeltéréseket a múlt havi "mintához" képest, a hiányzó kötelező tételeket, a nem konzisztens ÁFA összeget, stb. Ezek a gyanús esetek egy "kivétel‑ágra" kerülnek, ahol a könyvelő kötelezően ellenörizi a bizonylatot és hozza meg a döntést. A könvelői döntés visszatanítja a modellt – ettől még hatékonyabbá válik az MI.

Megfelelés és kontroll: az MI figyel az archiválási és selejtezési szabályokra (őrzési idők, kötelező mellékletek, verziók), és pl. riaszt, ha jogszabályváltozás érint egy belsőleg lefektetett szabályt. A szabályok megalkotásának folyamatai szintén naplózottak: ki mit módosított, mit hagyott jóvá, mit utasított el. Ezek az MI által felügyelt automatizmusok egy külső/belső auditon aranyat érnek, mindamellett, hogy a hibázás lehetősége drasztikusan csökken.

A digitalizásálás és az MI használatának bevezetésnél mindig tartsuk szem előtt, hogy a 95%-os pontosság eléréséig az MI által javasolt könyvelési tételeket mindig ember hagyja jóvá, majd a 95% elérését követően rendszeresen (pl. szúrópróba szerűen havonta vagy negyedéves rendszerességgel) kerüljenek az automatikusan könyvelt tételek ellenőrzésre, hogy az MI egy megbízható és felügyelt automatizmus legyen.

Ezáltal lesz az MI pont az a kapaszkodó mind a könyvelők, mind pedig a vállalkozás számára, amire a növekvő munkaerő- és szakértelemhiány mellett leginkább szükség van.