Eddig rettegtem, hogy mikor hív a könyvelőm, most meg alig várom, hogy találkozzunk
Elfoglalt vállalkozóként számunkra az szokott a legfontosabb feladat lenni, hogy tartsuk a kapcsolatot az ügyfeleinkkel, eladóként vagy szolgáltatóként kielégítsük az ügyfeleink mindennapi igényeit, pörgessük a beszállítóinkat, irányítsuk az alkalmazottainkat és úgy egyáltalán hajtsuk a bizniszt.
Ebben a mókuskerékben - amikor éppen a legjobban el vagyunk foglalva a napi problémák megoldásával, meg a napi tűzoltással - a lehető legrosszabbkor szokott a könyvelőnk hívni azzal, hogy ÁFA bevallás elkészítéséhez azonnal kellenek neki a könyvelési anyagaink.
Egy idő után az ember már előre retteg, mert tudja, hogy már megint hívni fogja a könyvelője, és szemrehányóan azt fogja kérni, amit már tegnap is kért és amit már tegnap is megígértünk neki, és amit egyébként a legjobban gyülőlünk: foglalkozzunk az adminisztrációval, mert különben nem készül el az ÁFA bevallás, és még büntetést is fogunk kapni.
Sok vállalkozás - ha nem is éppen a fenti okok miatt - ma már ráállt az online számlázó rendszerek használatára, ami nemcsak praktikus és gyors, de a könyvelők számára is könnyen elérhető. Így legalább ezeket a kiállított számlákat nem kell már leadni a könyvelő részére, hiszen azokat az online számlázó rendszeréből már ő is közvetlenül eléri.
A kapott számlákkal azonban már korántsem ilyen egyértelmű a helyzet.
Ugyan a NAV által üzemeltetett Online Számlához ugyanígy hozzáférnek a könyvelők - mi több, egyre több vállalkozás a digitális könyvelés és papírmentes iroda koncepcióját az Online Számla adatbázisára alapozza - de mégis az ad a könyvelőnek megnyugvást, ha látja az eredeti számlát is.
A jó hír az, hogy technológia szempontjából erre is vannak már digitális megoldások, amelyek nemcsak kényelmesek, de élvezetes velük az adminisztráció is.
A vállalkozók a digitális költségelszámoló rendszerek használatának bevezetése után már nemcsak, hogy nem kapnak gyomorgörcsöt a könyvelő telefonszámának megpillantásakor, de szinte alig várják már, mert tudják, hogy a könyvelő jó hírt fog velük közölni: minden rendben van, sikeresen lezárásra került a hónap, elkészült az ÁFA bevallás, vagy éppen az éves beszámoló.
Tegyük hozzá, hogy a digitális költségelszámoló rendszerek használata inkább már játék, mintsem munka.
A rendszer úgy működik, hogy a papír alapú számla átvételekor - akár az irodában, akár az autóban, vagyis fizikailag bárhol és bármikor - a mobiltelefonunkra telepített alkalmazással (ami hozzáfér a telefonunk kamerájához) egy kattintással lefotózzuk a kapott számlát.
Ezt a fotót az alkalmazás egy optimalizáló szoftverrel digitálisan feljavítja, amennyiben a számla nehezen olvasható lenne (mert például összegyűrödött, ráfolyt valami, stb), majd a szoftver optikai karakterolvasó rendszere kiolvassa a számla adait, és mesterséges intelligencia segítségével könyvelésre előkészít azt a könyvelő részére.
Vállalkozóként nincsen más dolgunk, mint hogy egy újabb kattintással elküldjük a digitalizált számlaképet és az alkalmazás által előkészített adatokat a könyvelőnknek, aki a rendszer másik használójaként értesítést kap a számla beérkezéséről és megnyitva azt ellenőrzi, majd feldolgozza azt a könyvelési rendszerében.
Mivel az egész folyamat nem tart tovább 1-2 percnél, és az is bárhol és bármikor megtehető, így biztosan nem felejtődik el a számla. És ami a legjobb benne, hogy csak egy okos telefon kell hozzá, mert az alkalmazás annyira egyszerűen kezelhető, hogy vezeti a kezet.
És legyünk őszinték magunkhoz: mi más is okozhatna egy vállalkozónak nagyobb örömöt, mint egy könnyed adminisztráció és egy boldog könyvelő?