Hogyan fogjunk hozzá a papírmentes iroda megvalósításához?
Gazdasági vezetőként gyakran megfordul a vezetők fejében, hogy szép és vonzó, illetve divatos is a papírmentes iroda, de hogyan kell hozzáfogni akkor, amikor mindenki úszik a napi munkában, és már az is kisebb csoda, ha sikerül túlélni a szabadságos nyári időszakot?
A papírmentes iroda iránti igény egyre nagyobb a vállalatoknál, nem csupán a költséghatékonyság miatt, hanem a fenntarthatóság és a modern munkakörnyezet előmozdítása érdekében is. Gazdasági vezetőként azonban gyakran szembesülünk azzal, hogy a napi munkateher, a határidők és a szabadságos időszakok mellett nehéz elkezdeni a változást. A siker kulcsa a fokozatos, jól megtervezett átállás, amely kiterjed valamennyi folyamatra és már a tervezés korai szakaszában bevonja a munkatársakat.
De hogy is szokott kinézni egy-egy ilyen átállás folyamata?
1. lépés: A jelenlegi állapot feltérképezése
Mielőtt bármibe belevágnánk, fel kell mérni, hol és milyen mértékben használjuk a papírt.
Gondoljuk végig: milyen dokumentumokat nyomtatunk, mely folyamatokban szükséges a papír, és hol lehetne digitalizálni? Például a számlázás, a szerződések, a belső jóváhagyások, vagy az értekezletek jegyzőkönyvei tipikusan nagy papírfogyasztók.
Érdemes felmérni, hogy mennyi papírt fogyasztunk havonta, kik a fő felhasználók, mely folyamatoknál keletkezik a legtöbb többletmunka a papír miatt, illetve melyik lépés növeli meg aránytalanul az egyes munkafolyamatok időigényességét.
2. lépés: Prioritások és célok kijelölése
Fontos tapasztalat, hogy nem szabad minden folyamatot egyszerre digitalizálni, mert a folyamatban résztvevő kollégákat nagy mértékben leterheli az átállás, az új folyamatok részleteinek megismerése, és összehangolása, amelyet ha az egész szervezetre kiterjesztünk nagy mértékban megnöveli a komplexitást, és a kezdeti finomhangolások időigényességét.
Kezdjük a legnagyobb hatással járó, de viszonylag egyszerűen átalakítható területekkel. Például a beszállítói számlák kezelése, a munkaszerződések aláírása elektronikus aláírással, vagy a belső jóváhagyási folyamatok digitalizálása gyors eredményeket hozhat.
A havi papírfelhasználás csökkentése mellett érdemes az új, digitalzált folyamatok által elért szervezeti szintű idő hatékonyságot célként megjelölni.
3. lépés: Megfelelő eszközök és tanácsadók kiválasztása
A papírmentes iroda sikeréhez elengedhetetlenek a megfelelő digitális eszközök. Például:
- Dokumentumkezelő rendszerek (DMS): ilyen lehet, pl. a SharePoint, DMS One, M-Files, vagy DocFinIT, amelyekkel a dokumentumok rendszerezhetők és visszakereshetők.
- Elektronikus aláíráshoz használt megoldások, mint NetLock, Microsec, OKdokument, illetve DocuSign, Adobe Sign attól függően, hogy milyen minősítettségű aláírásokra van szükség.
- Felhőalapú tárhelyek, mint Google Drive, Microsoft OneDrive vagy Dropbox Business, ami a gyors hozzáféréshez és biztonságos mentéshez szükséges.
- Automatizált folyamatok: workflow eszközök (pl. Power Automate), illetve speciális feladatokra optimalizált applikációk, amelyek segítségével csökkenthető a manuális papírmunkák mennyisége.
Azt jó tudni, hogy a legtöbb szolgáltató a terméke bevezetéséhez több hónapos kiemelt támogatási időszakot biztosít, amiben a kollégáik szinte korlátlan mértékben a vállalkozás rendelkezésére állnak. Ugyanakkor azt is fontos tudni, hogy a vállalkozás oldaláról is szükséges egy olyan projekt menedzser, aki ismeri a vállalkozás folyamatait, kulcs szereplőit, és aki ezáltal hatékonyan tudja az erőforrásokat koordinálni.
4. lépés: Alapos és átgondolt tervezés, fokozatos bevezetés pilot projekteken keresztül
Az át nem gondolt, és nem reális célkitűzéseket (idő, költség, minőség) kijelölő átállások szinte kivétel nélkül csalódást okoznak. Az átállásokat projektként kell kezelni: projekt vezetője, projekt csapat tagok, célja, előfeltételek meghatározása, költség keret, idő terv, több projekt összekapcsolása esetén ütemterv.
Célszerű először egy kisebb részlegen bemutatva megismerni az új rendszert, majd a pilot projekt során felmérhetjük a problémákat, javíthatunk a folyamatokon, és felkészíthetjük a többi osztályt.
Az eredményeket kommunikálni kell: a megtakarításokat, a gyorsabb folyamatokat és az egyszerűbb munkát mindenkinek látnia kell, hogy motivációt teremtsen.
5. lépés: Munkatársak bevonása és képzés
Az új folyamatok sikeréhez elengedhetetlen a csapat korai bevonása.
Szervezzünk képzéseket, mutassuk be a digitális eszközök használatát, és biztosítsunk folyamatos támogatást. A megszokott életből kizökkentve a munkatársak ugyan előbb extra teherként fogják megélni a bejelentett változás hírét, de kellő bevonással és az elérhető célok megismerésével motiváltan fogják várni már a változást, és büszkék lesznek magukra és a vállalkozásra, hogy immár ők is egy fejlett irodai technológiával dolgozhatnak.
6. lépés: Folyamatos monitoring és fejlesztés
Mivel a meglévő folyamatok egyszerre történő digitalizálása nem javasolt, ezért a papírmentes iroda megválósítása érdekében folyamatosan fel kell mérni a következő területeket, elő kell készíteni a kapcsolódási pontokat, majd a fent említett lépéseket meg kell tenni, vagyis nem egyszeri feladatról beszélünk. Ugyanakkor javasolt a folyamatos monitorozás, annak figyelése, hogy hol van még a szervezetben fejlesztési potenciál, amivel pénzt vagy időt lehet megtakarítani, vagy pedig minőséget, ügyfél elégedettséget növelni. Ezen túlmenően a dolgozói visszajelzések alapján az újonnan bevezetett folyamatokat is finomítani lehet.
Összefoglalva, a papírmentes iroda nem csak divat, hanem stratégiai döntés, amely pénzügyi, működési és környezeti előnyöket biztosít.
A kulcs a fokozatosság, a munkatársak bevonása és a megfelelő digitális eszközök kiválasztása. Kezdjünk kicsiben, mérjük az eredményeket, és építsük fel lépésről lépésre a teljes papírmentes környezetet – így a napi munka mellett is reálisan megvalósítható a cél.