Ingyenes megoldási javaslat tétel

Miután sikeresen lezártuk a konzultációs munkafázist, már tisztán és világosan látszik, hogy a papírmentes iroda, vagy annak egy szűkítettebb területével, a digitális költségelszámolások megvalósításával kapcsolatban milyen elképzelései, milyen elvárásai vannak a vállalkozásnak. Ezeket a megállapításokat jegyzőkönyvben rögzítjük, és a későbbiekben úgy tekintünk rájuk, mint elérendő célokra.

A díjmentes konzultáció során viszont nemcsak azt mérjük fel, hogy hol állunk jelenleg az irodai munkafolyamatokat tekintve, és innen a digitalizált ügyintézés milyen szintjére szeretnénk eljutni, hanem azt is átbeszéljük, hogy ennek megvalósítását milyen szervezeti és informatikai környezetben kell megvalósítsuk. Vagyis a konzultáció végére azt is látjuk, hogy milyen olyan korlátokat, szempontokat kell figyelembe vennünk, amik fontosak, mi több, meghatározóak a vállalkozás számára. 

A leggyakrabban előforduló korlátok, szempontok az alábbiak szoktak lenni:

1.) időnyomás

Ez akkor szokott előfordulni, ha például a vállalkozás ügyviteli kollégái a munkaerő piaci trendeket követve olyan választásra késztetik a cégvezetést, hogy az vagy biztosítja az otthonról való munkavégzést, vagy pedig elmennek olyan céghez dolgozni, aki ezt biztosítani tudja. Mivel a papírmentes iroda koncepció ma már egyáltalán nem megvalósíthatatlan, mi több, egyre több cég bevezeti, így ésszerű lépés, ha a vállalkozás a bevezetés mellett dönt már csak azért is, mert elveszíteni egy olyan megbízható kollégát, aki a céget és annak folyamatait jól ismeri komoly érvágás lehet. Megpályáztatni, interjúztatni, felvenni és betanítani, vagyis pótolni egy jól bevált kollégát egyáltalán nem könnyű, viszont időigényes és költséges feladat. Szóval a vállalkozás érdekelt abban, hog még azelőtt megvalósítsa a valósítani a digitalizált, papírmentes irodát, mielőtt még elveszítené kulcsfontosságú munkatársait. De akár az is időnyomás alá tudja helyezni a projektet, ha a korábbi, általunk használt szoftvereinket a szolgáltató megszünteti, vagy olyan üzleti feltételeket határoz meg, ami a vállalkozás számára elfogadhatatlan.

2.) kapacitás probléma

Ez tipikusan akkor szokott felmerülni, ha valamelyik irodai kollégánk betegség, szülési szabadság, vagy más egyéb okból hosszabb ideig távollétre kényszerül, és a vállalkozás nem tud, vagy nem szeretne a helyére új részmunkaidős vagy teljes munkaidős új kollégát felvenni. De az is gyakori eset, hogy meglévő irodista kollégák eleve túlterheltek, állandóan túlóráznak, és még az éves szabadságukat sem tudják kivenni és pihenéssel tölteni. A túlterhelt kollégák hajlamosak a hibázásra, gyakran demotiváltak, mérgezik a munkahelyi hangulatot, és nem utolsósorban hajlamosabbak a megbetegedésre is, ami csak fokozza a kapacitás problémákat.

3.) költségnyomás

Általános jelenség az is, hogy a fokozodó piaci verseny és az emelkedő bérköltségek arra kényszerítik a cégeket, hogy költséghatékonysági intézkedéseket vezessenek be azzal a céllal, hogy minél nagyobb költségmegtakarítást tudjanak elérni, és tartani tudják az árversenyt a piaci versenytársakkal.

4.) kompatibiltás a többi, a vállalkozás által használt szoftverrel

Ritkábban, de főleg komolyabb múlttal rendelkező cégeknél az is elő szokott fordulni, hogy a növekedésük során egyre több, speciális funkciókat ellátó, különálló szoftvert vezettek be, amik aztán az idő során mélyen beágyazódtak az ügyviteli folyamatokba. Ezeknél a komplexebb módon működő cégeknél különösen fontos, hogy olyan digitális ügyvitelt támogató szoftvereket vezessenek be, amelyek alkalmasak a már meglévő szoftverekkel való megbízható és gyors kommunikálásra. 

5.) szoftver támogatás

Szintén ritkábban, de ebben a változó világban egyre gyakrabban arra is szokott igény lenni, hogy olyan szoftver kerüljön kiválasztásra, ami mögött olyan szintű és minőségű szoftvertámogatás van, ami segíti a vállalkozás változásainak lekezelését, legyen szó akár méret változásról (skálázhatóság), vagy funkcionális változásokról (rugalmasság). 

6.) IT és kiberbiztonság - cyber security

Nem meglepő módon egyre több nagyvállalat, és a közép vállalkozások egyre bővülő köre is egyre nagyobb hangsúlyt fektet a kiberbiztonságra. E vállalkozásoknál csak előzetesen bevizsgált, kockázatértékelő átvizsgáláson megfelelő minősítéssel teljesítő szoftverek beszerzéséről lehet szó. Ennek megfelelően ezekben az esetekben különösen fontos, hogy a kiválasztott szoftver mögött megbízható, a kiberbiztonságot fokozottan szem előtt tartó szolgáltató legyen.  

Ahhoz, hogy a fenti - és esetleg további más - szempontok alapján a vállalkozás már elsőre is a számára leginkább megfelelő megoldások közül tudjon választani, fontos az, hogy tájékozottak legyünk a piaci szereplőkről, és az általuk szolgáltatott megoldásokról, fejlesztésekről naprakész ismereteink legyenek.

Itt merülhet fel leginkább a kérdés, hogy de miért éri meg a Best-T.A.G. csapatának, hogy mindezt a tudást díjmentesen bocsássa a vállalkozások részére?

A válasz egyszerű és logikus is: a digitális költségelszámolási és ügyviteli rendszereket, valamint papírmentes irodákat támogató szolgáltatók szintén versenyeznek egymással. A Best-T.A.G. bróker cégként dolgozik ezen a piacon, azaz ha megállapodás születik a vállalkozás és a szolgáltató között, akkor a szolgáltató jutalékban részesíti a Best-T.A.G.-ot. Ez azért igazságos így, mert a szolgáltatók így egy átlátható piacon kell, hogy versenyeznek, vagyis nem lehetnek elrugaszkodott áraik, viszont Best-T.A.G.-on keresztül láthatóvá válnak a piacon. A vállalkozás szintén nyer, hiszen nyomott áron érhet el olyan számára fontos szolgáltatásokat, amelyek számára is transzparensek, és ha nem, akkor van, akitől tud kérdezni. Végül a Best-T.A.G. csapata is nyer, mert a sok-sok befektetett munka, a transzparencia biztosítása, az ügyfél elégedettség végül szerződéskötést jelent.