Jó dolog a papírmentes iroda, de az eredeti papír alapú bizonylatokra akkor is szükség van, vagy nem?

A papírmentes iroda gondolata ma már nem futurisztikus vízió, hanem nagyon is gyakorlati kérdés sok vállalkozás életében. A digitalizáció kényelme, a gyorsabb munkavégzés és a költségcsökkentés vonzó, ugyanakkor gazdasági vezetőként vagy főkönyvelőként joggal merül fel a kérdés: vajon megfelel-e mindez a hatályos jogszabályoknak? És valóban elengedhetjük-e a fiókok mélyén őrzött eredeti papírbizonylatokat?

A rövid válasz megnyugtató: a papírmentes iroda Magyarországon is törvényes. A számviteli szabályozás nem ragaszkodik a papírhoz mint fizikai hordozóhoz, sokkal inkább ahhoz, hogy a bizonylatok hitelesek, változatlan tartalmúak és az előírt megőrzési idő végéig olvashatók legyenek. Ha ezek a feltételek teljesülnek, a jogalkotó számára teljesen mindegy, hogy egy számla egy dossziéban lapul, vagy egy elektronikus archiváló rendszerben érhető el.

Fontos azonban megérteni, hogy nem minden szkennelés jelent jogszerű digitalizálást. Egy ellenőrizetlenül beszkennelt számla önmagában még nem váltja ki az eredeti papírt. Ahhoz, hogy egy papíralapú bizonylat elektronikus formában joghatással bírjon, a digitalizálásnak szabályozott módon kell történnie, biztosítva a tartalmi egyezőséget, a módosíthatatlanságot és a visszakereshetőséget. Ha ezek adottak, az elektronikus másolat hitelesnek minősül, és a papír példány megsemmisíthető.

Az elektronikus számlák esetében a helyzet még egyértelműbb: ezek eleve digitális formában keletkeznek, és kizárólag elektronikusan is őrizhetők meg. A kinyomtatásuk nemcsak felesleges, hanem kifejezetten szabálytalan megoldás lehet, ami ellenőrzéskor kellemetlen kérdéseket vethet fel.

A NAV és a könyvvizsgálók sem a papírt keresik, hanem a rendszert. Azt vizsgálják, hogy a cég rendelkezik-e megfelelő iratkezelési és archiválási szabályzattal, a bizonylatok sértetlensége biztosított-e, és egy ellenőrzés során gyorsan, hiánytalanul bemutathatók-e az elvárt dokumentumok. Ha igen, az elektronikus megőrzés teljes mértékben elfogadott.

Összességében tehát a papírmentes iroda nem jogi akadály, hanem szervezési kérdés. A kulcs a tudatos tervezés és a szabályos megvalósítás. Ha ez megvan, a vállalkozás nemcsak modernebbé, hanem átláthatóbbá és ellenőrzésbiztosabbá is válhat.