Költségelszámolás mesterfokon
Ki ne ismerné azt az a gyomorfacsaró érzést, amikor dolgozóként költségelszámolást kell benyújtania a cég felé? Vagy vállalkozóként azt a rettegést, hogy már megint hív a könyvelőm, hogy mikor adom le a számlákat?
Na és HR-esként, pénzügyesként azt az érzést, hogy már megint a hónap végére hagyta mindenki a költségelszámolások leadását, és XY-nak meg már megint szólnom kell, hogy adja már le végre a számlákat, mert anélkül nem tudunk hónapot zárni?
És a könyvelők ugyanezt a gyomorideget érzik, hogy mindjárt itt a zárási időszak, az adóbevallás, és a vállalkozó ügyfeleket sorban kell hívnia, mert erre a hónapra még nem adtak le semmit...
Őszintén szólva mindkét fél retteg a költségelszámolásoktól, mert azok konfliktussal járnak, kellemetlen beszélgetéseket szülnek, és időnyomás alatt olyan munkát kell elvégezni, amit senki nem szeret.
De - bár szinte senki sem tud róla - ez már a múlté.
Ma már hála a technológiai fejlődésnek nemcsak hogy játék a költségelszámolások leadása, de igazi élménnyé és élvezetté vált, mert végre azt csinálhatjuk közben, amit szeretünk: játszhatunk az okos telefonunkkal, és élvezhetjük, hogy az okos telefonunk már mindent meg tud csinálni helyettünk!
Hogy hogyan?
Nagyon egyszerűen!
Elindítjuk az alkalmazást, ami az arcunk alapján felismer bennünket, így tudja, hogy kik vagyunk.
Bekapcsolja a kamerát, és a leggyűröttebb számláról is olyan szép képet készít, amire igazán büszkék lehetünk.
De ez még semmi. Hála a beépített szkennernek, beazonosít és leolvas minden fontos információt a számláról, így nekünk semmit nem kell írnunk.
Aztán megkérdezi, hogy milyen költségként szeretnénk elszámolni, és a válasz alapján már tudja, hogy ha és amennyiben szükséges, akkor milyen kiegészítő információkat kell még megadni.
Mivel azzal kezdte, hogy felismert bennünket, ezért azt is tudja, hogy hova kell lekönyvelni a költséget, és ha előzetes jóváhagyás kell hozzá, akkor majd automatikusan továbbítja jóváhagyásra, majd ezt követően a HR-re/könyvelésre úgy, hogy közben elő is készítette a költségelszámolást könyvelésre, és egy HR-es/könyvelői ellenőrzést követően gyakorlatilag készen áll a költségelszámolás rögzítésére. Vagyis csak arra vár, hogy valaki megnyomja az ENTER-t.
És ez mit jelent időben?
1-2 percet költségelszámolóként, 1 percet jóváhagyóként és 1-2 percet HR-esként, könyvelőként.
Szóval el lehet felejteni a gyomorgörcsöt, az időnyomást, na meg azt, hogy hova is tettük a számlát, hiszen ott helyben - bármerre a világban még akkor is, ha nincs térerő - azonnal elkészíthető a költségelszámolás.
Természetszerű a kérdés: és milyen költségeket lehet így elszámolni?
A válasz egyszerű: mindenfélét.
A leggyakrabban a belföldi és külföldi kiküldetéssel kapcsolatos költségeket, a home office és a távmunka kapcsán felmerült költségeket, valamint egy kicsit módosított folyamattal a munkábajárási költségeket szokták így elszámolni.
De egyre több helyen azon cafeteriás költségelemeket is beveszik ebbe a körbe, ahol számla ellenében történik a céges elszámolás (bölcsöde, óvoda, kultúrális- és sportrendezvény belépők, stb.).
Illetve hogy a könyvelők is dolgozhassanak home office-ból, ezért akár az összes beérkező számla feldolgozását és könyvelését is lehet ilyen módon digitalizálni, igaz, itt azért már egy nagyon picit bele kell nyúlni a meglévő folyamatokba.
Viszont a lényeg, hogy ezzel az új és technológialag nagyon modern eljárással rendkívüli módon megnövelhető mind az elszámoló kollégák, mind a HR-esek/könyvelők munkakedve és hatékonysága, ami különösen akkor fontos, ha éppen munkaerő- és munkaidőhiányban szenvedünk.
A papírmentes iroda viszont mindamellett, hogy lehetővé teszi azt is, hogy bárhonnan dolgozzunk, még a bolygónk fenntarthatóságát is javítja, és csökkenti a ökológiai lábnyomunkat.