Miért érdemes átállni a digitális költségelszámolásra?

Gazdasági vezetőként gyakran eszébe jut a vezetőknek, hogy mekkora költséggel jár a digitális költségelszámolás bevezetése, és vajon megtérül-e a befektetett pénz és időráfordítás?

Ezek az aggodalmak természetesnek tűnhetnek, ha a vállalkozás még nem szerzett tapasztalatot a digitalizált munkafolyamatok terén.

Költségelszámolások esetén alapvetően az a helyzet, hogy a cég valamely dolgozója saját pénzéből céges célú kifizetést eszközöl, melyről céges számlát kér, és amellyel elszámol a cég HR/pénzügy osztálya felé. A számla ellenőrzése, jóváhagyása és könyvelése után a cég pénzügyi csoportja megtéríti a dolgozónak a dolgozó által megfinanszírozott kifizetést.

Hol lehetne egy ilyen egyszerű folyamatban olyan pontot találni, amely megváltoztatása anyagi előnyt biztosít a cég részére?

Bármennyire is hihetetlen, a hagyományos papír alapú folyamat tele van pazarlással.

A folyamat azzal kezdődik, hogy a költséget elszámoló kollégának papír alapú számlát kell kérnie, ami köztudottan hajlamos gyűrődésre, rongálódásra és szélsőséges esetekben el is tudnak tűnni az autóban, a zakó belső-, vagy a nadrág farzsebében, nem is beszélve a hőnyomtatós hőpapírokról, amiket jellemzően blokknyomtatók és pénztárgépek használnak, és amikről a technológiai eljárás miatt idővel eltűnik a rányomtatott szöveg is. 

Tegyük fel, hogy a számla a dolgozó általi leadásig nem sérül, nem veszik el, és olvasható marad rajta a nyomtatás is. 

Az első macera az, hogy ezt a papírt a dolgozónak valahogy el kell juttatnia az azt feldolgozó szervezeti egység részére. Ez megtörténhet az irodába való személyes bevitellel, ami időpazarlás, mivel ezt az időt a kolléga nem azzal a tevékenységgel tölti, amiért a fizetését kapja, amiért alkalmazzuk. Vagy megtörténhet postázással is, ami szintén a bevételtermelő tevékenység kárára történik (boríték szerzéd, címzés, postára menés, sorban állás, feladás) és még postaköltséggel is jár. Ráadásul a postázás kimenetelét illetően az emberben szokott némi bizonytalanság is lenni.

Már ennél a pontnál legalább 1-2 óra nem produktív időtöltésnél járunk, és kb. 3-5.000 Ft extra költségnél. Arról nem is beszélve, hogy a postaköltséget is céges célból elköltött költségként kell elszámolni, aminek a folyamata ugyanaz, mint az eredeti elszámolás leadásának, vagyis költségelszámolás szempontjából már most egy negatív spirálba kerültünk. 

Ha egy ilyen költségelszámoló számlát a napi postával csak úgy önmagában megkap a HR/pénzügy osztály, akkor a számlát feldolgozó kollégának - az érdemi munkájának az elvégzése helyett - nyomozásba kell kezdenie: ki adta le a számlát, milyen költséghelyre kell elszámolni, jogos volt-e a számla, kinek kell azt jóváhagyni és milyen bankszámlára kell a számlában feltűntetett költséget megtéríteni.

Fejlettebb ügyviteli folyamatokkal rendelkező cég esetén a dolgozó a céges számlát egy erre a célra központilag készített, kitöltött és kinyomtatott űrlap mellékelésével adja le, ami a fenti kérdések jelentős részét megválaszolja. Ebben az esetben a szükséges nyomozás részben vagy egészben elkerülhető. Cserében viszont az űrlap megkeresése, kitöltése, kinyomtatása és a számlával együtt való borítékolása további értékes fél órát vesz el a bevételszerző tevékenységre szánt időből.

Szerencsés esetben a számlát feldolgozó kollégának nincs kérdése az elszámolással kapcsolatban, hanem a számla és a kísérő űrlap segítségével fel tudja rögzíti a számlát, beszkenneli a kapott dokumentumokat, majd összekapcsolja a könyvelési tételt a beszkennelt bizonylattal és kiküldi az illetékes vezetőnek az elszámolást jóváhagyásra. Ez ideális esetben 15-20 percet jelent számlánként.

Ha a jóváhagyás olyan integrált rendszerben történik, amit a jóváhagyó akár mobiltelefonról is meg tud nyitni, meg tudja nézni a csatolmányokat és a rendszeren belül vissza tud jelezni az elszámolást feldolgozó kollégának, hogy a számla rendben van, és kifizethető, akkor a jóváhagyás egy 5 perces vezetői feladat, míg e-mailes jóváhagyás esetén (nem számolva a visszakérdezésekkel) ez akár 10 percet is igénybe vehet.

A jóváhagyást követően még a pénzügynek el kell utalnia a számlát, illetve a könyvelésnek le kell fűznie a papír alapú elszámolást, ami átlagosan újabb 10-15 percet jelent elszámolásonként.

Végül a havi dolgozói költségelszámolások kifizetéséről statisztikát kell készíteni, azokat ki kell elemezni, hogy meg lehessen érteni, hogy valóban szükség volt-e rájuk, illetve van-e bennük költségmegtakarítási lehetőség. Mivel ez a munka nem elszámolásonként történik, így csak azt tudjuk mondani, hogy valakinek ezzel is eltelik 1 napnyi munkaideje.  

Tehát egy-egy dolgozói költségelszámolás feldolgozási ideje a hagyományos ügyviteli folyamatok esetén akár 3 órás adminisztrációt jelent, amiből 2 óra nettó bevétel kiesést is jelent. Ha havonta 80-100 költségelszámolást kell feldolgoznia a cégnek, akkor az könnyen kiszámítható, hogy a hagyományos papíralapú költségelszámolásokkal 2-3 embernyi munkaidő (és ezzel együtt bevétel) ment a kukába.

A kieső bevételek mellé számolandók még a postaköltségek, a fénymásolópapír, illetve boríték költségek, a nyomtatási költségek (karbantartás, értékcsökkenés, áram, tintapatron, festékkazetta), illetve a szkennelés és archiválás (dossziék és azok tárolása) költsége is.

Ezeken felül számolandó az ügyviteli iroda fenntartásának költsége (bérleti díj vagy amortizáció, bútorok, karbantartás, áram, hűtés-fűtés, takarítás, jobb helyeken zöld növények és azok gondozási költsége, illetve a közvetetten kapcsolódó kiszolgáló egységek költsége, mint konyha, étkező, mosdók, stb. költsége (felszerelés, áram, takarítás, karbantartás).

És ezek csak azok a kiesett bevételek, illetve közvetlen/közvetett költségek, amelyek pénzügyi eredményre gyakorolt hatása viszonylag gyorsan és könnyen számszerűsíthető.

De ne feledjük el, hogy szakképzett emberekkel dolgozunk, akik bevonzása, helyettesítése, betanítása, megtartása, pótlása szintén erőforrás igényes feladat. Ha velük, mint emberekkel nem számolunk, akkor nemcsak minőségi problémákkal és elhúzódó folyamatokkal fogunk szembenézni, de növekedni fog a bevételt termelő dolgozóink elégedetlensége is, hiszen az általuk megfinanszírozott költségeket csak lassan és körülményesen kapják vissza. Az elégedetlen kollégáink viszont céges szinten hordozzák magukban az elégedetlen ügyfelek kockázatát, hiszen emberekből vagyunk, és ha velünk nem törődik a cég, akkor mi miért tennénk erőfeszítéseket annak érdekében, hogy a cégünk ügyfelei elégedettek legyenek?

Szóval sok múlik az ügyviteli munkatársainkon, így érdemes nekik is kedveznünk. Ha a papírmentes iroda, a digitális költségelszámolások mellett döntünk, akkor azzal azt is biztosítani tudjuk, hogy ha csak megfáznak, vagy gyengébbnek érzik magukat, akkor otthonról is el tudják látni a feladataikat - amihez nincsenek hozzászokva, így lényegében olyan juttatásnak érzik ezt az új munkakörnyezetet, ami számukra kényelmet és biztonságot, és nem utolsó sorban hatékonyság növekedést eredményez. És ha még azt is hozzátesszük, hogy a hatékony munkavégzés hosszabb távon azzal is jár, hogy a fluktuációt nem kell visszapótoljuk, akkor azzal szintén jól járunk, már csak azért is, mert a hagyományos ügyviteli munkakörök ma már nem számítanak vonzónak a fiatalok körében, így nemcsak költséges, de hosszadalmas feladat is a megfelelő ember megtalálása, felvétele és megtartása.

Összefoglalva: a digitális ügyintézés (költségelszámolások leadása, vagy tágabb értelemben papírmentes iroda) a modern, mesterséges intelligencia alapú elszámoló rendszerek segítségével 1-2 perces, igazán élvezetes elfoglaltságot jelent a költséggel való elszámoló kollégáknak, mellőzve annak minden korábbi nyűgét és maceráját. Mindemellett az integráltsága miatt nincsen szükség a költségelszámolás feldolgozása előtti nyomozásokra. Mi több eleve előkészíti a könyvelést, a számla jóváhagyást, látványosan megnöveli az ügyviteli hatékonyságot, és amennyiben van a kollégáknak okos telefonjuk, akkor földrajzilag gyakorlatilag bárhonnan elvégezhető a feladat, ahol van internet.

Tehát az összes nyomtatási, postázási, szkennelési, archiválási feladat a múlté, a dolgozói és vezetői hatékonyság minden szinten egy lényegesen minőségibb és magasabb szintet ér el, mint ahogy a dolgozói elégedettség is.

Amennyiben számszerűsíteni kívánja, hogy mekkora költségmegtakarítást tud elérni, és ezáltal mennyi idő alatt térül meg a digitális átállás, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot, és kérjen ingyenes személyes konzultációt tőlünk.