Segítség! Nem találom a számlát! Ez már a múlt...
Vállalkozóként gyakran nem engedhetjük meg magunknak, hogy egy teljes állású könyvelőt alkalmazzunk a vállalkozásunk számára. Tegyük hozzá, hogy sokszor nem is érdemes, hiszen a mai modern könyvelő irodák a könyvelésen és adótanácsadáson túl már olyan extra szolgáltatásokat is képesek nyújtani, amivel igazán megkönnyítik a napi kapcsolattartást, legyen szó az általunk befogadott számlák átadásáról, vagy a könyvelési anyagunkból tetszőleges riportok összeállításáról. Ezt ma már könnyen megtehetik, hiszen a tudás és a szükséges technológia már rendelkezésükre áll.
Tehát ebben a bejegyzésben arra keressük a választ, hogy hogyan kerülhető el, hogy elveszítsünk egy számlát, még mielőtt azt leadnánk a könyvelőnknek, illetve ha már egészen biztosak vagyunk benne, hogy elveszett a számla, mit tudunk akkor tenni.
A legjobb védekezés mindig a megelőzés. Ma már egyre több cég és könyvelőiroda alkalmaz digitális költségelszámoló rendszereket, amelyek használata rendkívül gyors, kényelmes, és inkább már játék, mintsem munka.
A digitális költségelszámoló rendszerek gyakran beépülnek a digitális iroda koncepcióba, amely a papírmentes irodák egyik alapvető eleme. A rendszer működési elve az, hogy amikor megkapjuk a papír alapú számlát, akkor a mobiltelefonunkkal belépünk a megfelelő alkalmazásba, ami hozzáfér a telefon kamerájához. Egy kattintással lefotózzuk a kapott számlát, amit egy optimalizáló szoftver digitálisan feljavít, amennyiben a számla nehezen olvasható (mert például összegyűrödött). Ezt követően a szoftver optikai karakterolvasó rendszere kiolvassa a számla adait, és mesterséges intelligencia segítségével könyvelésre előkészít a könyvelő részére. Vállalkozóként nincsen más dolgunk, mint egy újabb kattintással elküldeni a számlaképet és a feldolgozott adatokat a könyvelőnknek, aki a rendszer másik használójaként értesítést kap a számla beérkezéséről és megnyitva azt ellenőrzi, majd feldolgozza azt a könyvelési rendszerében.
Ha viszont ezt a digitális költségelszámolást nem tettük meg, még mindig nincsen semmi sem veszve.
A NAV ugyanis évekkel ezelőtt bevezette az Online Számla rendszert, amelynek lényege, hogy a belföldi adóalanyok egymás közötti ügyleteiről kiállított számlák adatai valós időben eljutnak a NAV-hoz. Fontos hangsúlyozni, hogy nem a számlák "másolatai" kerülnek lejelentésre, hanem annak strukturált adatai.
Ennek egyik előnye a vállalkozások számára az, hogy minden adózó hozzáférhet a róla és neki kiállított számlák adataihoz. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden cég - vagy az általa megbízott személy, például könyvelő - az Online Számla felületén le tudja kérdezni azokat a számlákat, amelyeket a vállalkozás állított ki, illetve amelyeket egy másik vállalkozás állított ki a vállalkozás számára.
Mivel az Online Számla nem egy dokumentumtár, ezért mindenképpen be kell kérnünk az eredeti számla egy példányát a számla kibocsátójától, de addig is, amíg ez megtörténik, a könyvelőnk az Online Számla adatbázisa alapján le tudja zárni a hónapot, el tudja készíteni az ÁFA bevallásunkat, vagy éppen az éves beszámolónkat.